E-Rechnungspflicht / Vereine
E-Rechnung für Vereine: wann Ihr Verein sie schreiben und empfangen muss
Ein Verein braucht E-Rechnungen nur dort, wo er unternehmerisch tätig ist: bei Sponsoring, Werbung und Verkäufen an Firmen. Mitgliedsbeiträge und Spenden sind nicht betroffen, gemeinnützige Kurse und Sportveranstaltungen meist auch nicht. Schreiben muss Ihr Verein E-Rechnungen erst ab 2027 oder 2028; empfangen können muss er sie für seinen unternehmerischen Bereich seit dem 1.1.2025.
Stand: 29.10.2026
Das gilt für Vereine
- Ideeller Bereich
- Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse: kein Unternehmen, keine Rechnung, keine E-Rechnung
- Unternehmerischer Bereich
- Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Vermögensverwaltung: dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen, auch bei Gemeinnützigkeit
- Schreiben
- Nur an Unternehmen im Inland „für dessen Unternehmen“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG): ab 1.1.2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) oder 1.1.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG)
- Empfangen
- Seit 1.1.2025 für den unternehmerischen Bereich; ein E-Mail-Postfach genügt. Für den ideellen Bereich darf der Lieferant Papier oder PDF schicken
- Nie Pflicht
- Steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Kurse nach § 4 Nr. 22), Rechnungen an Privatleute, bis 250 €, Kleinunternehmer (§ 34a UStDV)
Wann Ihr Verein E-Rechnungen schreiben muss
| Was der Verein abrechnet | Umsatzsteuer | E-Rechnung schreiben? |
|---|---|---|
| Mitgliedsbeiträge und Spenden | kein Entgelt für eine Leistung: ideeller Bereich, nicht steuerbar | Nein. Hier gibt es keine Rechnung; die Zuwendungsbestätigung ist keine Rechnung |
| Sponsoring und Werbung für eine Firma (Bande, Trikot, Logo, Anzeige) | steuerpflichtig, meist 19 % (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) | Ja, an Firmen im Inland: ab 1.1.2027, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1.1.2028; bis dahin Papier oder PDF (PDF mit Zustimmung) |
| Kurse, Lehrgänge, Sportveranstaltungen gegen Teilnehmergebühr (gemeinnütziger Verein) | steuerfrei, § 4 Nr. 22 UStG | Nein. Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG gibt es keine Rechnungspflicht, auch wenn eine Firma zahlt |
| Eintrittskarten, Vereinsfest, Vereinsheim-Gastronomie | steuerpflichtig, 7 % oder 19 % | Nur an Firmen, etwa Firmenkarten, ab 2027 bzw. 2028; an Besucher und Privatleute nie, bis 250 € (Kleinbetrag) nicht |
| Vereinsheim oder Räume dauerhaft an eine Firma vermieten | steuerfrei, § 4 Nr. 12 UStG, außer mit Option zur Umsatzsteuer | Ohne Option nein; mit Option ja, ab 2027 bzw. 2028 (siehe E-Rechnung für Vermieter) |
| Verein mit Kleinunternehmerregelung | keine Umsatzsteuer, § 19 UStG | Nein, nie: Papier und PDF bleiben erlaubt (§ 34a UStDV) |
Eine Pflicht besteht nur, wenn Ihr Verein und der Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind und der Empfänger ein Unternehmen ist, das die Leistung für sein Unternehmen bezieht. An Privatleute, Mitglieder als Privatpersonen und ausländische Firmen gibt es keine E-Rechnungspflicht. Ob eine Leistung steuerfrei oder steuerpflichtig ist und in welchen Bereich sie gehört, hängt vom Einzelfall ab; die Tabelle zeigt die typischen Fälle.
E-Rechnungen empfangen: was der Kassenwart braucht
Lieferanten dürfen Ihrem Verein seit 2025 E-Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen, und ab 2027 bzw. 2028 müssen inländische Unternehmen das für Leistungen an Ihren unternehmerischen Bereich tun, etwa für Getränke im Vereinsheim, den Druck der Festschrift oder die Reparatur der vermieteten Halle.
Postfach
Richten Sie eine E-Mail-Adresse für Rechnungen ein, etwa für den Kassenwart, und nennen Sie sie Ihren Lieferanten. Peppol oder ein Programm brauchen Sie dafür nicht.
Lesen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich nicht wie eine PDF öffnen lässt. Laden Sie sie unten hoch oder machen Sie eine lesbare PDF daraus.
Aufbewahren
Bewahren Sie die XML-Datei so auf, wie sie ankam; die PDF ist nur eine Ansicht. Fehlt etwas, schreiben Sie dem Absender, was er korrigieren muss. Mehr: E-Rechnung empfangen.
Viele Belege von Lieferanten, Hallenbetreiber und Verband? Ein Belegdienst sammelt eingehende Rechnungen und E-Rechnungen automatisch: GetMyInvoices (Firmen, die eingehende Rechnungen und E-Rechnungen automatisch sammeln, archivieren und an DATEV geben; kein Programm zum Schreiben.)
Sponsoring-Rechnung als E-Rechnung erstellen
Der häufigste Fall im Verein ist die Rechnung an einen Sponsor: Werbung auf Bande, Trikot oder Website, meist mit 19 % Umsatzsteuer. Im Formular geben Sie Ihren Verein als Verkäufer mit Steuernummer oder USt-IdNr. ein, den Sponsor als Käufer und die Werbeleistung als Position. Wir erzeugen eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF und prüfen sie vor dem Download mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk. Die erste Rechnung laden Sie kostenlos herunter. Danach kostet jede 1,90 € netto, 10 Rechnungen 9,90 € netto, 12 Monate gültig, kein Abo; kaufen können Sie derzeit nur mit USt-IdNr. Ohne Anmeldung, nichts gespeichert.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen XRechnung erstellen
Wie eine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer aussieht, etwa für eine steuerfreie Teilnahmegebühr eines gemeinnützigen Vereins: XRechnung-Beispiel ohne Umsatzsteuer. Welches Format der Sponsor braucht: XRechnung oder ZUGFeRD? Alle kostenlosen Wege: E-Rechnung kostenlos erstellen.
Kann Ihre Vereinssoftware E-Rechnungen?
Viele Vereinsprogramme schreiben Rechnungen an Mitglieder und Sponsoren. Ob daraus eine E-Rechnung wird, hängt vom Programm und vom Tarif ab: Fragen Sie den Anbieter nach Rechnungen nach EN 16931 als XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Eine PDF mit Vereinslogo ist keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer E-Mail. Erzeugt Ihr Programm bereits eine Datei, laden Sie eine Testrechnung unten hoch: Wir prüfen sie mit dem offiziellen Regelwerk und zeigen jeden Fehler auf Deutsch.
Schreibt Ihr Verein regelmäßig Rechnungen an Sponsoren und Firmen, ist ein Rechnungsprogramm bequemer. Diese erzeugen E-Rechnungen laut eigener Seite schon im Gratis-Tarif. Alle Programme im Vergleich.
| Programm | Gratis-Tarif | Bezahl-Tarif (Abo) | Geprüft am |
|---|---|---|---|
| Accountable | ja, unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD | Plus: 9,90 € / Monat zzgl. USt. (Jahresabo), 12,40 € monatlich | 29.09.2026 |
| easybill | ja, 50 Dokumente pro Monat inkl. E-Rechnung | Starter: 9 € / Monat netto (jährlich), 12 € monatlich | 29.09.2026 |
| Norman | ja, unbegrenzte E-Rechnungen | Klein: 12 € / Monat zzgl. USt. (monatlich) | 29.09.2026 |
| sevdesk* Werbelink | ja, 3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat | Rechnung: 9,90 € / Monat zzgl. MwSt. (jährlich), 11,90 € monatlich | 29.09.2026 |
Mit * markierte Links sind Werbelinks: Wenn Sie darüber etwas kaufen, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis nicht.
E-Rechnung lesen und prüfen
XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF hochladen, ob erhalten oder von Ihrer Vereinssoftware erzeugt: Wir zeigen die Rechnung lesbar und prüfen sie mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk. Kostenlos, ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.
Keine Datei zur Hand? Beispiel prüfen: oder · alle Beispiele zum Herunterladen
Mehrere Rechnungen? Mehrere Dateien prüfen: bis zu 10 auf einmal, auch als ZIP, mit Prüfbericht pro Datei.
Rechnung korrigieren lassen
Wir korrigieren diese Rechnung und sagen Ihnen, welche Einstellung Sie in Ihrer Software ändern, damit der Fehler nicht wiederkommt. 19 € netto, nur bei Erfolg.
- 19 € netto
- je Rechnung, nur für Unternehmen
- Nur bei Erfolg
- Sie zahlen erst, wenn die korrigierte Rechnung die offizielle Prüfung besteht, per Stripe-Zahlungslink
- Nächster Werktag
- bis dahin haben Sie unsere Antwort
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
So oft Sie wollen, ohne Anmeldung.
Bestanden, aber vom Empfänger trotzdem abgelehnt? Schicken Sie uns die Ablehnung des Empfängers: Wir finden den Grund und korrigieren die Rechnung. 19 € netto, nur bei Erfolg.
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- Offizielles KoSIT-Regelwerk v2026-08-31
- Offizielle Testsuite: 86 / 86 bestanden
- Server in Frankfurt (AWS eu-central-1)
- Prüfungen im Arbeitsspeicher, nie gespeichert (Korrekturaufträge kommen per E-Mail)
- DSGVO: keine Cookies, kein Tracking durch Dritte
Häufige Fragen
Müssen Vereine E-Rechnungen schreiben?
Nur dort, wo sie unternehmerisch tätig sind und an andere Unternehmen im Inland leisten, etwa beim Sponsoring, bei Werbung oder beim Verkauf an Firmen. Die Pflicht beginnt am 1.1.2027, wenn der Gesamtumsatz des Vereins im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst am 1.1.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Mitgliedsbeiträge und Spenden, für steuerfreie Kurse und Sportveranstaltungen gemeinnütziger Vereine (§ 4 Nr. 22 UStG), für Rechnungen an Privatleute und bis 250 € gibt es keine E-Rechnungspflicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für gemeinnützige Vereine?
Ja, soweit der gemeinnützige Verein unternehmerisch tätig ist: im Zweckbetrieb, im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und in der Vermögensverwaltung. Gemeinnützigkeit ist keine Ausnahme. Ausgenommen ist der ideelle Bereich, und viele Leistungen gemeinnütziger Vereine sind ohnehin steuerfrei und brauchen deshalb keine Rechnung.
Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?
Ein Verein, der auch unternehmerisch tätig ist, muss seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen für diesen Bereich annehmen können; ein E-Mail-Postfach genügt. Für Einkäufe für den ideellen Bereich muss der Lieferant keine E-Rechnung schicken, denn die Pflicht gilt nur für Leistungen an einen Unternehmer „für dessen Unternehmen“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); laut FAQ des Bundesfinanzministeriums darf er dann eine sonstige Rechnung (Papier oder PDF) schicken. Ein Verein, der nur ideell tätig ist, ist kein Unternehmer und muss weder E-Rechnungen schreiben noch empfangen können.
Sind Vereine mit Kleinunternehmerregelung ausgenommen?
Vom Schreiben ja: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nie E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Seit 2025 gilt die Regelung bei höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Empfangen können muss auch ein Kleinunternehmer-Verein E-Rechnungen für seinen unternehmerischen Bereich.
Ist eine Sponsoring-Rechnung eine E-Rechnung?
Ab 2027 bzw. 2028 muss sie es sein, wenn der Sponsor ein Unternehmen im Inland ist und der Verein für die Werbung Umsatzsteuer berechnet. Bis dahin dürfen Sie Papier oder, mit Zustimmung des Sponsors, eine PDF schicken. Schon jetzt erlaubt ist eine E-Rechnung ohne Zustimmung des Sponsors.
Kann unsere Vereinssoftware E-Rechnungen erstellen?
Das hängt vom Programm und vom Tarif ab; fragen Sie den Anbieter, ob es Rechnungen nach EN 16931 als XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erzeugt. Eine PDF mit Vereinslogo ist keine E-Rechnung. Ob eine erzeugte Datei die Regeln erfüllt, prüfen Sie hier kostenlos: Datei oben hochladen.
Welche Umsatzgrenze gilt für die Übergangsfrist?
Der Gesamtumsatz des Vereins im Vorjahr im Sinne des § 19 UStG: die Umsätze aus seinem unternehmerischen Bereich, ohne bestimmte steuerfreie Umsätze wie Vermietung (§ 4 Nr. 12) und Kurse (§ 4 Nr. 22); Mitgliedsbeiträge und Spenden zählen nicht dazu. Lag er über 800.000 €, gilt die Pflicht ab 1.1.2027, sonst ab 1.1.2028. Was genau zum Gesamtumsatz Ihres Vereins zählt, klärt Ihre Steuerberatung.
Überblick über die Rechtslage nach Umsatzsteuergesetz, UStDV und den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums, gelesen am 12.10.2026; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Leistungen Ihres Vereins steuerpflichtig sind und in welchen Bereich sie gehören, klärt Ihre Steuerberatung oder Ihr Landessportbund. Alle Fristen: E-Rechnungspflicht. Ohne Umsatzsteuer: E-Rechnung für Kleinunternehmer. Räume vermieten: E-Rechnung für Vermieter.