E-Rechnung empfangen / Archivieren
E-Rechnung archivieren: was Sie wie lange aufbewahren müssen
E-Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, elektronisch und unverändert. Bei einer XRechnung genügt die XML-Datei, bei einer ZUGFeRD-Rechnung die eingebettete XML, solange die PDF keine zusätzlichen Angaben wie einen Buchungsvermerk trägt. Ein Ausdruck reicht nicht, ein bestimmtes Archivprogramm ist aber auch nicht vorgeschrieben.
Stand: 29.10.2026
Das Wichtigste
- Frist
- 8 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG), für empfangene Rechnungen und das Doppel Ihrer eigenen
- Was genügt
- Der strukturierte Teil, also die XML; der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält (GoBD, geändert am 14.07.2025)
- Wie
- Elektronisch, unverändert, vollständig, geordnet und für die ganze Frist lesbar und maschinell auswertbar; ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht
- Wo
- Im Inland oder in einem anderen EU-Staat mit vollem Online-Zugriff für das Finanzamt (§ 14b Abs. 2 UStG)
- Womit
- Kein bestimmtes Programm vorgeschrieben; Sie beschreiben, wie Sie ablegen (Verfahrensdokumentation)
Welche Datei Sie aufbewahren müssen
| Was Sie haben | Aufbewahren? |
|---|---|
| XRechnung erhalten (XML-Datei) | Ja: die XML-Datei unverändert, so wie sie ankam |
| ZUGFeRD-Rechnung erhalten (PDF mit eingebetteter XML) | Ja: die eingebettete XML genügt; am einfachsten bewahren Sie die PDF-Datei auf, wie sie ankam, dann ist beides da |
| PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung mit Buchungsvermerk, Kontierung oder anderen zusätzlichen Angaben | Ja, zusätzlich: der PDF-Teil, weil er steuerlich wichtige Angaben enthält, die nicht in der XML stehen |
| Sichtkopie oder Ausdruck einer XRechnung | Nein: nur eine Lesehilfe; ein Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht |
| E-Mail, mit der die Rechnung kam | Nein, wenn sie nur Transportmittel ist; enthält sie selbst steuerlich wichtige Angaben, ja |
| Eigene Ausgangsrechnung als E-Rechnung | Ja: das Doppel, also Ihre XML oder ZUGFeRD-Datei; eine Bildkopie nicht, wenn Ihr Programm jederzeit ein inhaltlich gleiches Stück erzeugen kann |
| Prüfbericht der Validierung | Keine gesetzliche Pflicht; als Nachweis der Prüfung empfohlen |
Grundlage sind § 14b UStG und die GoBD, die Verwaltungsregeln für elektronische Bücher und Belege. Das Bundesfinanzministerium hat sie am 14.07.2025 an die E-Rechnung angepasst und sofort in Kraft gesetzt: Seither genügt bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil, und für den Inhalt kommt es auf die inhaltliche, nicht die bildliche Übereinstimmung mit dem Original an. Eingehende Dateien bewahren Sie im empfangenen Format auf; eine lesbare PDF dürfen Sie zusätzlich ablegen.
Wie lange: die Frist mit Beispielen
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, nicht mit dem Rechnungsdatum. Bis 2024 waren es zehn Jahre; seit dem 1.1.2025 sind es acht Jahre für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung ein Jahr später.
| Rechnung ausgestellt | Aufbewahren bis |
|---|---|
| 2017 | 31.12.2025 |
| 2024 | 31.12.2032 |
| 2025 | 31.12.2033 |
| 2026 | 31.12.2034 |
| 2027 | 31.12.2035 |
Vernichten dürfen Sie eine Rechnung erst danach, und nur, wenn sie nicht noch für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht wird, etwa wegen einer laufenden Betriebsprüfung oder eines Einspruchs (§ 147 Abs. 3 AO). Andere Unterlagen wie Bücher und Jahresabschlüsse haben eigene Fristen.
Richtig archivieren, auch kostenlos
Original sichern
Speichern Sie die Datei, wie sie ankam: die XML oder die ZUGFeRD-PDF, nicht nur die Ansicht oder einen Ausdruck. Die E-Mail selbst brauchen Sie nur, wenn darin steuerlich wichtige Angaben stehen.
Unveränderbar ablegen
Ordnen Sie nach Jahr und Lieferant, schützen Sie die Ablage vor Änderung und Löschung und sichern Sie sie regelmäßig. Ein Postfach oder ein offener Ordner auf dem Laptop allein erfüllt das nicht.
Beschreiben
Halten Sie in wenigen Sätzen fest, wie Rechnungen ankommen, geprüft, abgelegt und gesichert werden. Das ist Ihre Verfahrensdokumentation; für kleine Betriebe genügt eine kurze Beschreibung.
Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen, bevor Sie sie ablegen: Ist die Datei fehlerhaft, fordern Sie eine korrigierte an (so schreiben Sie dem Absender). Mehr zum Eingang: E-Rechnung empfangen. Mit DATEV: E-Rechnung mit DATEV. Mit Lexware Office: E-Rechnung mit Lexware.
Viele Rechnungen im Monat, aus E-Mail, Portalen und Peppol? Ein Belegdienst sammelt eingehende Rechnungen und E-Rechnungen automatisch und legt sie ab: GetMyInvoices (Firmen, die eingehende Rechnungen und E-Rechnungen automatisch sammeln, archivieren und an DATEV geben; kein Programm zum Schreiben.)
Schreiben Sie selbst Rechnungen, bewahrt ein Rechnungsprogramm Ihre Ausgangsrechnungen mit auf. Diese erzeugen E-Rechnungen laut eigener Seite schon im Gratis-Tarif; fragen Sie nach, ob die Originaldatei unverändert gespeichert wird. Alle Programme im Vergleich.
| Programm | Gratis-Tarif | Bezahl-Tarif (Abo) | Geprüft am |
|---|---|---|---|
| Accountable | ja, unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD | Plus: 9,90 € / Monat zzgl. USt. (Jahresabo), 12,40 € monatlich | 29.09.2026 |
| easybill | ja, 50 Dokumente pro Monat inkl. E-Rechnung | Starter: 9 € / Monat netto (jährlich), 12 € monatlich | 29.09.2026 |
| Norman | ja, unbegrenzte E-Rechnungen | Klein: 12 € / Monat zzgl. USt. (monatlich) | 29.09.2026 |
| sevdesk* Werbelink | ja, 3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat | Rechnung: 9,90 € / Monat zzgl. MwSt. (jährlich), 11,90 € monatlich | 29.09.2026 |
Mit * markierte Links sind Werbelinks: Wenn Sie darüber etwas kaufen, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis nicht.
Ausgangsrechnungen: das Doppel aufbewahren
Auch Ihre eigenen E-Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, als Datei. Eine zusätzliche Bildkopie ist nicht nötig, wenn Ihr Programm jederzeit ein inhaltlich gleiches Stück erzeugen kann. Erstellen Sie eine Rechnung in unserem Formular, speichern wir nichts: Legen Sie die heruntergeladene XML oder ZUGFeRD-PDF selbst in Ihr Archiv. XRechnung erstellen · ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Vor dem Ablegen prüfen: mit Prüfbericht
Laden Sie eine erhaltene XRechnung oder ZUGFeRD-PDF hoch. Wir zeigen die Rechnung lesbar, prüfen sie mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk und erstellen auf Wunsch eine Sichtkopie als PDF und einen Prüfbericht. Der Prüfbericht nennt Regelwerk, Datum und den SHA-256-Wert der Datei: So gehört er nachweisbar zu genau dieser Rechnung und kann mit ihr abgelegt werden. Kostenlos, ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.
Keine Datei zur Hand? Beispiel prüfen: oder · alle Beispiele zum Herunterladen
Mehrere Rechnungen? Mehrere Dateien prüfen: bis zu 10 auf einmal, auch als ZIP, mit Prüfbericht pro Datei.
Rechnung korrigieren lassen
Wir korrigieren diese Rechnung und sagen Ihnen, welche Einstellung Sie in Ihrer Software ändern, damit der Fehler nicht wiederkommt. 19 € netto, nur bei Erfolg.
- 19 € netto
- je Rechnung, nur für Unternehmen
- Nur bei Erfolg
- Sie zahlen erst, wenn die korrigierte Rechnung die offizielle Prüfung besteht, per Stripe-Zahlungslink
- Nächster Werktag
- bis dahin haben Sie unsere Antwort
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
So oft Sie wollen, ohne Anmeldung.
Bestanden, aber vom Empfänger trotzdem abgelehnt? Schicken Sie uns die Ablehnung des Empfängers: Wir finden den Grund und korrigieren die Rechnung. 19 € netto, nur bei Erfolg.
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
- Offizielles KoSIT-Regelwerk v2026-08-31
- Offizielle Testsuite: 86 / 86 bestanden
- Server in Frankfurt (AWS eu-central-1)
- Prüfungen im Arbeitsspeicher, nie gespeichert (Korrekturaufträge kommen per E-Mail)
- DSGVO: keine Cookies, kein Tracking durch Dritte
Häufige Fragen
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, wie jede Rechnung (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom März 2026 bewahren Sie bis zum 31.12.2034 auf. Die Frist war bis 2024 zehn Jahre; seit dem 1.1.2025 gilt acht Jahre für alle Rechnungen, deren alte Frist am 31.12.2024 noch lief. Sie endet nicht, solange die Rechnung für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Reicht es, die XML-Datei aufzubewahren?
Ja. Seit der Änderung der GoBD vom 14.07.2025 genügt bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil, also die XML. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die nicht in der XML stehen, etwa Buchungsvermerke. Die XML muss unverändert und für die ganze Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und das Papier ablegen?
Nein. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ersetzt die XML-Datei nicht; die E-Rechnung muss elektronisch in der Form aufbewahrt werden, in der sie ankam. Ein Ausdruck für die Ablage oder die Freigabe ist erlaubt, aber nur eine Kopie.
Was heißt revisionssicher oder GoBD-konform archivieren?
„Revisionssicher“ ist kein Begriff aus dem Gesetz. Die GoBD verlangen, dass die Rechnung vollständig, geordnet, unverändert und während der Frist jederzeit lesbar und auswertbar aufbewahrt wird, und dass Sie beschreiben, wie Sie das tun (Verfahrensdokumentation). Ein bestimmtes oder zertifiziertes Programm schreibt das Gesetz nicht vor.
Kann ich E-Rechnungen kostenlos archivieren?
Ja, ein bestimmtes Programm ist nicht vorgeschrieben. Dann sorgen Sie selbst dafür, dass die Dateien nicht geändert oder gelöscht werden können, regelmäßig gesichert sind und auffindbar bleiben, und Sie beschreiben dieses Vorgehen schriftlich. Bequemer ist ein Belegdienst oder ein Rechnungsprogramm, das die Originaldatei unverändert ablegt; manche haben einen Gratis-Tarif.
Muss ich die E-Mail mit der Rechnung aufbewahren?
Nein, wenn die E-Mail nur das Transportmittel ist und selbst keine steuerlich wichtigen Angaben enthält. Aufzubewahren ist der Anhang, also die XML- oder ZUGFeRD-Datei. Ein E-Mail-Postfach allein ist kein Archiv: Löschen oder Postfachgrenzen gefährden die Aufbewahrung über acht Jahre.
Darf ich E-Rechnungen in der Cloud speichern?
Ja, im Inland oder in einem anderen EU-Staat, wenn das Finanzamt die Rechnungen dort vollständig elektronisch abrufen, herunterladen und verwenden kann (§ 14b Abs. 2 UStG).
Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen archivieren?
Ja. Die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG gilt für jeden Unternehmer, auch mit Kleinunternehmerregelung: für empfangene E-Rechnungen und für das Doppel der eigenen Rechnungen, acht Jahre lang.
Muss ich den Prüfbericht aufbewahren?
Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 erwartet, dass Empfänger E-Rechnungen auch technisch prüfen; Fachautoren empfehlen, den Prüfbericht als Nachweis so lange wie die Rechnung aufzubewahren. Unser Prüfbericht nennt den SHA-256-Wert der Datei und damit genau die Rechnung, auf die er sich bezieht.
Überblick über die Rechtslage nach Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung, GoBD und den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums, gelesen am 13.10.2026; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie Sie im Einzelfall ablegen und dokumentieren, klärt Ihre Steuerberatung. Alle Fristen der E-Rechnung: E-Rechnungspflicht. Ohne Umsatzsteuer: E-Rechnung für Kleinunternehmer.