Annehmbar / E-Rechnungspflicht
E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028: Wer muss was ab wann?
Die E-Rechnungspflicht kommt in drei Stufen: Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen senden, ab dem 1.1.2028 alle. Sie gilt nur zwischen Unternehmen (B2B); Kleinunternehmer müssen nur empfangen.
Stand: 29.10.2026
| Ab wann | Wer | Was |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt. |
| 1.1.2025 bis 31.12.2026 | alle Unternehmen | dürfen für Leistungen aus 2025 und 2026 noch Papier schicken, eine PDF mit Zustimmung des Empfängers. Die Rechnung muss bis 31.12.2026 übermittelt sein. |
| ab 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) | müssen an Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen senden. |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Unternehmen bis 800.000 € Gesamtumsatz 2026; alle mit EDI | dürfen für Leistungen aus 2027 noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF schicken; EDI-Rechnungen, die keine E-Rechnung sind, bleiben mit Zustimmung erlaubt. |
| ab 1.1.2028 | alle Unternehmen | müssen an Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen senden, unabhängig vom Umsatz, auch per EDI. |
| dauerhaft | Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Kleinbeträge bis 250 € brutto, Fahrausweise | dürfen immer Papier schicken oder mit Zustimmung eine PDF. Eine E-Rechnung geht immer, auch ohne Zustimmung. |
| keine Pflicht | Rechnungen an Privatkunden, an Unternehmen im Ausland, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | Papier ist immer zulässig; eine E-Rechnung oder PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| seit 27.11.2020 | Rechnungen an Behörden des Bundes | E-Rechnung Pflicht nach der E-Rechnungsverordnung, in der Regel als XRechnung mit Leitweg-ID. Länder und Kommunen regeln das selbst. |
Nach § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes und den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025, gelesen am 05.10.2026. Für die Übergangsjahre zählt, wann die Leistung ausgeführt wurde, nicht das Rechnungsdatum.
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E-Rechnungen empfangen: Pflicht seit 2025
Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können, auch wenn es Kleinunternehmer ist oder nur steuerfreie Umsätze hat, etwa als Vermieter. Dafür brauchen Sie keine neue Software:
- Ein E-Mail-Postfach genügt. Laut BMF ist kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen nötig.
- Lesen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Gestaltung. Wandeln Sie sie hier in eine lesbare PDF um, oder prüfen Sie sie; ZUGFeRD öffnen Sie wie jede PDF.
- Richtig aufbewahren. Den strukturierten Teil, also die XML, acht Jahre unverändert in der ursprünglichen Form. Ein Ausdruck reicht nicht. Mehr: E-Rechnung archivieren.
- Ablehnen geht nicht. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, schreiben Sie dem Lieferanten, was er korrigieren muss.
Schritt für Schritt: E-Rechnung empfangen.
E-Rechnungen senden: Pflicht ab 2027 oder 2028
Ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 senden müssen, entscheidet Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr: Lag er 2026 über 800.000 €, gilt die Pflicht für Leistungen ab dem 1.1.2027. Gültig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL (XRechnung oder ZUGFeRD?). Eine aus Word oder Excel gespeicherte PDF ist keine E-Rechnung.
Mit Rechnungsprogramm
Exportieren Sie eine Testrechnung als XRechnung oder ZUGFeRD und prüfen Sie sie mit dem KoSIT-Regelwerk. Kein passendes Programm? Rechnungsprogramme im Vergleich.
Ohne Programm
Erstellen Sie XRechnung oder ZUGFeRD-PDF im Formular, geprüft vor dem Download, ohne Anmeldung.
Als Kleinunternehmer
Sie müssen nicht senden, dürfen aber. Was für Kleinunternehmer gilt.
Kleiner Betrieb oder Handwerk, mit Privat- und Geschäftskunden, Abschlags- und Schlussrechnungen? E-Rechnung für kleine Unternehmen und Handwerker. Ihre E-Rechnung wurde abgelehnt? Die häufigsten Fehler und ihre Lösung. Rechnung schreiben: E-Rechnung erstellen. Rechnung prüfen: XRechnung Validator.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (brutto, § 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV): immer als Papier oder, mit Zustimmung, als PDF. Eine E-Rechnung ist auch ohne Zustimmung erlaubt.
- Privatkunden (B2C): keine Pflicht; Papier immer, E-Rechnung oder PDF nur mit Zustimmung.
- Ausland: Ist Ihr Kunde oder Ihr Unternehmen nicht in Deutschland ansässig, besteht keine Pflicht.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen und Wohnungsvermietung (E-Rechnung für Vermieter) oder Kurse gemeinnütziger Vereine (E-Rechnung für Vereine): keine Pflicht. Rechnen Sie steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen in einer Rechnung ab, muss sie eine E-Rechnung sein.
- Nicht ausgenommen sind Gutschriften, Rechnungen nach § 13b UStG (Reverse Charge im Inland), nach § 24, § 25 und § 25a UStG.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit dem 1.1.2025. Versenden müssen sie Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ab dem 1.1.2027, alle anderen ab dem 1.1.2028. Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Was gilt 2025 und 2026?
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für Leistungen aus 2025 und 2026 darf jedes Unternehmen aber noch eine Papierrechnung oder, wenn der Empfänger zustimmt, eine PDF schicken, sofern die Rechnung bis zum 31.12.2026 übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
Welcher Umsatz zählt für die Grenze von 800.000 €?
Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr: für das Jahr 2027 also der Umsatz des Jahres 2026. Liegt er bis 800.000 €, dürfen Sie für Leistungen aus 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen schreiben; ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Wer es nicht sicher weiß, plant am besten mit 2027.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen immer auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden, auch nach 2028. Empfangen können müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem, seit dem 1.1.2025; dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ein E-Mail-Postfach genügt; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Sie müssen die E-Rechnung aber lesen können (eine XRechnung ist eine XML-Datei) und ihren strukturierten Teil unverändert in der ursprünglichen Form aufbewahren. Ein Ausdruck oder nur die PDF-Ansicht reicht nicht.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?
Nein. Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder sie ablehnt, hat laut BMF keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer Papier oder, mit Zustimmung, PDF sein. Keine Pflicht gibt es für Rechnungen an Privatkunden und an Unternehmen im Ausland sowie für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Wohnungsvermietung.
Gilt die E-Rechnungspflicht nur für B2B?
Ja. Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden (B2C) brauchen keine E-Rechnung; eine E-Rechnung oder PDF an Privatkunden nur mit deren Zustimmung.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931, insbesondere die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch nicht als E-Mail-Anhang.
Gilt für Rechnungen an Behörden etwas anderes?
Ja. Für Aufträge des Bundes ist die E-Rechnung schon seit dem 27.11.2020 Pflicht, nach der E-Rechnungsverordnung, in der Regel als XRechnung mit Leitweg-ID; das gilt auch für Kleinunternehmer, ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 € netto. Die Länder regeln das für ihre Behörden und Kommunen selbst.
Darf ich EDI weiter nutzen?
Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt, darf mit Zustimmung des Empfängers noch für Leistungen aus 2027 verwendet werden, unabhängig vom Umsatz. Ab 2028 muss auch die Rechnung per EDI eine E-Rechnung sein.
Alle Angaben aus den unten genannten Quellen, gelesen am 05.10.2026. Überblick über die gesetzlichen Fristen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. In Sonderfällen, etwa bei einer Organschaft, fragen Sie Ihre Steuerberatung.