E-Rechnungspflicht / Kleinunternehmer
E-Rechnung für Kleinunternehmer: was Sie müssen und was nicht
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen schreiben, auch nicht ab 2027 oder 2028: Papier und PDF bleiben erlaubt (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1.1.2025, wie jedes Unternehmen. Schreiben dürfen Sie sie freiwillig, und an Behörden des Bundes müssen Sie es meist.
Stand: 29.10.2026
Das gilt für Kleinunternehmer
- Versenden
- Keine Pflicht. Rechnungen dürfen immer als Papier oder PDF gehen (§ 34a UStDV), auch nach dem 1.1.2028
- Empfangen
- Pflicht seit 1.1.2025. Ein E-Mail-Postfach genügt; die XML-Datei unverändert aufbewahren
- Freiwillig senden
- Erlaubt: Steuerkategorie E, 0 %, Befreiungsgrund „§ 19 UStG“, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Behörden des Bundes
- E-Rechnung Pflicht seit 27.11.2020, auch für Kleinunternehmer; ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € netto
- Wer Kleinunternehmer ist
- Seit 1.1.2025: Vorjahresumsatz höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr höchstens 100.000 €
- Grenze überschritten
- Dann gelten die Fristen für alle: Versand ab 1.1.2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) oder ab 1.1.2028
E-Rechnungen empfangen: was Sie brauchen
Ein Postfach
Nennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen. Ein eigenes Programm oder Peppol brauchen Sie dafür nicht.
Lesen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Machen Sie daraus eine lesbare PDF oder prüfen Sie die Datei unten: Sie sehen die Rechnung und ob sie gültig ist.
Aufbewahren
Bewahren Sie die XML-Datei acht Jahre so auf, wie sie ankam (so archivieren Sie richtig). Die lesbare PDF ist nur eine Ansicht. Ist die Rechnung fehlerhaft, schreiben Sie dem Lieferanten, was er korrigieren muss. Mehr: E-Rechnung empfangen.
So sieht eine XRechnung eines Kleinunternehmers aus
Die Rechnung enthält dieselben Angaben wie Ihre PDF-Rechnung, aber in festen Feldern. Für die Kleinunternehmerregelung sind diese anders als bei einer normalen Rechnung:
| Feld | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| BT-151 Steuerkategorie je Position | E (steuerbefreit) | Sie weisen keine Umsatzsteuer aus |
| BT-152 Steuersatz | 0 % | Kategorie E verlangt 0 (Regel BR-E-05) |
| BT-118 / BT-117 Steueraufschlüsselung | Kategorie E, Steuerbetrag 0,00 | Eine Zeile je Steuerkategorie |
| BT-120 Befreiungsgrund | „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | Der Hinweis, den § 34a UStDV verlangt |
| BT-32 Steuernummer | Ihre Steuernummer vom Finanzamt | Ohne USt-IdNr. (BT-31) verlangt BR-E-02 sie |
| BT-1 Rechnungsnummer | fortlaufend, einmalig | In jeder XRechnung Pflicht |
Als Datei: das Kleinunternehmer-Beispiel als XRechnung und ZUGFeRD-PDF, mit dem KoSIT-Regelwerk geprüft. Mit „In das Formular übernehmen“ machen Sie daraus Ihre eigene Rechnung.
E-Rechnung kostenlos erstellen
Im Formular XRechnung erstellen wählen Sie bei jeder Position die Umsatzsteuer „steuerfrei“ und tragen den Befreiungsgrund ein. Vor dem Download prüfen wir die Rechnung mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk. Die erste Rechnung laden Sie kostenlos herunter. Jede weitere kostet 1,90 € netto; kaufen können Sie sie derzeit nur mit USt-IdNr. Ohne USt-IdNr. ist ein Programm mit Gratis-Tarif (unten) der einfachere Weg. Ohne Anmeldung.
Sie schreiben jeden Monat Rechnungen?
Dann ist ein Rechnungsprogramm bequemer: Es merkt sich Kunden und Leistungen und nummeriert die Rechnungen. Diese erzeugen E-Rechnungen schon im Gratis-Tarif. Alle Programme im Vergleich, alle kostenlosen Wege.
| Programm | Gratis-Tarif | XRechnung | Bezahl-Tarif | Geprüft am |
|---|---|---|---|---|
| Accountable | ja, unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD | ja, in allen Tarifen | Plus: 9,90 € / Monat zzgl. USt. (Jahresabo), 12,40 € monatlich | 29.09.2026 |
| easybill | ja, 50 Dokumente pro Monat inkl. E-Rechnung | ja | Starter: 9 € / Monat netto (jährlich), 12 € monatlich | 29.09.2026 |
| Norman | ja, unbegrenzte E-Rechnungen | ja | Klein: 12 € / Monat zzgl. USt. (monatlich) | 29.09.2026 |
| sevdesk* Werbelink | ja, 3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat | ja, auch im Gratis-Tarif | Rechnung: 9,90 € / Monat zzgl. MwSt. (jährlich), 11,90 € monatlich | 29.09.2026 |
Mit * markierte Links sind Werbelinks: Wenn Sie darüber etwas kaufen, erhalten wir eine Provision. Für Sie ändert sich der Preis nicht.
E-Rechnung prüfen und lesen
Sie haben eine XRechnung oder ZUGFeRD-PDF bekommen oder erstellt? Laden Sie sie hoch: Wir zeigen die Rechnung lesbar und prüfen sie mit dem KoSIT-Regelwerk. Kostenlos, die Datei wird nicht gespeichert.
Keine Datei zur Hand? Beispiel prüfen: oder · alle Beispiele zum Herunterladen
Mehrere Rechnungen? Mehrere Dateien prüfen: bis zu 10 auf einmal, auch als ZIP, mit Prüfbericht pro Datei.
Rechnung korrigieren lassen
Wir korrigieren diese Rechnung und sagen Ihnen, welche Einstellung Sie in Ihrer Software ändern, damit der Fehler nicht wiederkommt. 19 € netto, nur bei Erfolg.
- 19 € netto
- je Rechnung, nur für Unternehmen
- Nur bei Erfolg
- Sie zahlen erst, wenn die korrigierte Rechnung die offizielle Prüfung besteht, per Stripe-Zahlungslink
- Nächster Werktag
- bis dahin haben Sie unsere Antwort
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
So oft Sie wollen, ohne Anmeldung.
Bestanden, aber vom Empfänger trotzdem abgelehnt? Schicken Sie uns die Ablehnung des Empfängers: Wir finden den Grund und korrigieren die Rechnung. 19 € netto, nur bei Erfolg.
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
- Offizielles KoSIT-Regelwerk v2026-08-31
- Offizielle Testsuite: 86 / 86 bestanden
- Server in Frankfurt (AWS eu-central-1)
- Prüfungen im Arbeitsspeicher, nie gespeichert (Korrekturaufträge kommen per E-Mail)
- DSGVO: keine Cookies, kein Tracking durch Dritte
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Das gilt auch nach 2027 und 2028, solange Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja, seit dem 1.1.2025, wie alle Unternehmen in Deutschland. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen die Datei aber lesen können und den strukturierten Teil (die XML) unverändert aufbewahren; ein Ausdruck allein reicht nicht.
Ab welchem Umsatz bin ich kein Kleinunternehmer mehr?
Seit dem 1.1.2025 gilt: höchstens 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr. Wer im laufenden Jahr die 100.000 € überschreitet, ist ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, kein Kleinunternehmer mehr. Dann gelten die Fristen für alle: Versandpflicht ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 1.1.2028.
Darf ich als Kleinunternehmer trotzdem eine E-Rechnung schicken?
Ja. Eine E-Rechnung ist erlaubt und für den Empfänger oft bequemer, weil seine Buchhaltung sie direkt einlesen kann. Sie weist dann keine Umsatzsteuer aus: Steuerkategorie E, Steuersatz 0 % und als Befreiungsgrund der Hinweis auf § 19 UStG.
Was gilt bei Rechnungen an Behörden?
Für Aufträge des Bundes verlangt die E-Rechnungsverordnung seit dem 27.11.2020 eine E-Rechnung, auch von Kleinunternehmern; ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 € netto. Meist ist es eine XRechnung mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Länder und Kommunen regeln das für ihre Stellen selbst; fragen Sie die bestellende Stelle.
Wie sieht eine XRechnung ohne Umsatzsteuer aus?
Jede Position bekommt die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit 0 %, die Steueraufschlüsselung ebenfalls, und im Feld Befreiungsgrund (BT-120) steht der Hinweis auf § 19 UStG. Statt einer USt-IdNr. genügt Ihre Steuernummer im Feld BT-32. Eine Rechnungsnummer (BT-1) verlangt die XRechnung trotzdem.
Brauche ich eine USt-IdNr. für die E-Rechnung?
Nein. Die XRechnung verlangt bei Steuerkategorie E eine Steuer-Kennung des Verkäufers (Regel BR-E-02): die USt-IdNr. oder die Steuernummer vom Finanzamt. Viele Kleinunternehmer haben nur die Steuernummer; sie reicht.
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Ja. In unserem Formular erstellen Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-PDF, die vor dem Download mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk geprüft wird; die erste Rechnung ist kostenlos. Wer jeden Monat Rechnungen schreibt, fährt mit einem Rechnungsprogramm mit Gratis-Tarif meist besser; einige erzeugen E-Rechnungen ohne Grundgebühr.
Überblick über die Rechtslage nach Umsatzsteuergesetz, UStDV und den Schreiben des Bundesfinanzministeriums, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt, klärt Ihre Steuerberatung. Mehr zu den Fristen: E-Rechnungspflicht prüfen. Sie weisen Umsatzsteuer aus? E-Rechnung für kleine Unternehmen und Handwerker. Sie vermieten? E-Rechnung für Vermieter. Für einen Verein: E-Rechnung für Vereine.