E-Rechnungspflicht / Kleine Unternehmen
E-Rechnung für kleine Unternehmen und Handwerker: was Sie jetzt tun müssen
E-Rechnungen empfangen müssen Sie schon seit dem 1.1.2025. Senden müssen Sie sie nur an andere Unternehmen: mit bis zu 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 ab dem 1.1.2028, darüber schon ab dem 1.1.2027. Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen bis 250 € dürfen weiter auf Papier oder als PDF gehen.
Stand: 29.10.2026
Das gilt für Ihren Betrieb
- Empfangen
- Pflicht seit 1.1.2025. Ein E-Mail-Postfach genügt
- Senden, bis 800.000 € Umsatz 2026
- Pflicht ab 1.1.2028; für Leistungen aus 2027 noch Papier oder PDF mit Zustimmung
- Senden, über 800.000 € Umsatz 2026
- Pflicht für Leistungen ab 1.1.2027
- Privatkunden
- Keine Pflicht, auch nicht ab 2028
- Bis 250 € brutto
- Keine Pflicht (§ 33 UStDV)
- Ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG)
- Keine Pflicht zu senden: E-Rechnung für Kleinunternehmer
Welche Ihrer Rechnungen E-Rechnungen sein müssen
| Rechnung an … | E-Rechnung Pflicht? |
|---|---|
| Privatkunden, etwa die Badsanierung im Einfamilienhaus | Nein. Papier oder PDF bleiben erlaubt, auch nach 2028 |
| Unternehmen in Deutschland: Gewerbekunde, Hausverwaltung, Bauträger, Generalunternehmer | Ja: ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 € Umsatz 2026, sonst ab 1.1.2028 |
| Bauleistung an einen anderen Bauunternehmer (§ 13b UStG, Reverse Charge) | Ja, wie jede Rechnung an ein Unternehmen; § 13b ist keine Ausnahme |
| Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung an ein Unternehmen | Ja, ab Ihrem Stichtag wie jede andere Rechnung |
| Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung, ausgestellt vor Ihrem Stichtag | Nein. Sie müssen sie nicht neu als E-Rechnung ausstellen; die Schlussrechnung danach schon |
| Rechnung bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung) | Nein. Papier oder PDF bleiben erlaubt |
| Kunde im Ausland | Nein |
| Behörde des Bundes | Ja, schon seit 27.11.2020, meist als XRechnung mit Leitweg-ID; Länder und Kommunen regeln das selbst |
Für die Übergangsjahre zählt, wann Sie die Leistung erbracht haben, nicht das Datum der Rechnung. Wer viele Privatkunden und wenige Geschäftskunden hat, braucht die E-Rechnung also nur für einen Teil seiner Rechnungen.
Erleichterungen für Bau und Handwerk
Das Bundesfinanzministerium hat in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung einiges klargestellt, das Handwerksbetrieben die Umstellung erleichtert:
- Leistungsverzeichnis in die Anlage. Bei Bauleistungen genügen im strukturierten Teil die Gewerke mit ihren Summen. Die genaue Aufstellung liegt als lesbare Anlage bei, und die Rechnung verweist eindeutig darauf. Laut ZDH gilt das bis 30.6.2030.
- Abschläge in die Anlage. In der Schlussrechnung dürfen Anzahlungen und Abschläge in der Anlage stehen, wenn der strukturierte Teil eindeutig darauf hinweist.
- Anzahlungen vor dem Stichtag. Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung von vor Ihrem Stichtag müssen Sie nicht neu als E-Rechnung ausstellen.
- Sammelrechnung. Alle Leistungen eines Monats dürfen in eine E-Rechnung, mit dem Monat als Leistungszeitraum.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand 15.10.2026): Planen Sie mit den Daten aus dem Gesetz.
Ihr Plan in vier Schritten
Empfang einrichten
Nennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei: machen Sie daraus eine lesbare PDF und bewahren Sie die Originaldatei acht Jahre auf.
Stichtag klären
Sehen Sie nach, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € liegt. Dann bleiben bis zur Pflicht nur noch wenige Wochen; sonst haben Sie Zeit bis Ende 2027. Ihr Fahrplan in 5 Fragen.
Programm testen
Schreiben Sie eine Testrechnung in Ihrem Programm, exportieren Sie sie als XRechnung oder ZUGFeRD und prüfen Sie sie unten. Kein passendes Programm? Rechnungsprogramme im Vergleich.
Geschäftskunden fragen
Fragen Sie Ihre Geschäftskunden, welches Format und welche Adresse sie wollen. Behörden nennen Ihnen eine Leitweg-ID, die in jede Rechnung gehört.
Ohne Rechnungsprogramm
Für einzelne Rechnungen an Geschäftskunden füllen Sie unser Formular aus. Sie bekommen XRechnung oder ZUGFeRD-PDF, vor dem Download mit dem KoSIT-Regelwerk geprüft. Die erste Rechnung ist kostenlos, jede weitere 1,90 €. Ohne Anmeldung, nichts wird gespeichert. Alle kostenlosen Wege: E-Rechnung kostenlos erstellen. Mit Excel oder Word: was geht und was nicht. Der Überblick: E-Rechnung erstellen.
Testrechnung prüfen
Laden Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-PDF aus Ihrem Programm hoch, oder eine, die Sie bekommen haben. Wir prüfen sie mit dem offiziellen KoSIT-Regelwerk und zeigen jeden Fehler mit Lösung auf Deutsch. Kostenlos, ohne Anmeldung; die Datei wird nicht gespeichert. Was die Codes bedeuten: die häufigsten Fehler.
Keine Datei zur Hand? Beispiel prüfen: oder · alle Beispiele zum Herunterladen
Mehrere Rechnungen? Mehrere Dateien prüfen: bis zu 10 auf einmal, auch als ZIP, mit Prüfbericht pro Datei.
Rechnung korrigieren lassen
Wir korrigieren diese Rechnung und sagen Ihnen, welche Einstellung Sie in Ihrer Software ändern, damit der Fehler nicht wiederkommt. 19 € netto, nur bei Erfolg.
- 19 € netto
- je Rechnung, nur für Unternehmen
- Nur bei Erfolg
- Sie zahlen erst, wenn die korrigierte Rechnung die offizielle Prüfung besteht, per Stripe-Zahlungslink
- Nächster Werktag
- bis dahin haben Sie unsere Antwort
Ihre Rechnung kommt per E-Mail zu uns und wird nur für diesen Auftrag verwendet. Wir löschen die E-Mails mit Ihrer Rechnung, sobald der Auftrag erledigt ist. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) laden Sie hier herunter; die AGB regeln den Auftrag.
So oft Sie wollen, ohne Anmeldung.
Bestanden, aber vom Empfänger trotzdem abgelehnt? Schicken Sie uns die Ablehnung des Empfängers: Wir finden den Grund und korrigieren die Rechnung. 19 € netto, nur bei Erfolg.
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- Offizielles KoSIT-Regelwerk v2026-08-31
- Offizielle Testsuite: 86 / 86 bestanden
- Server in Frankfurt (AWS eu-central-1)
- Prüfungen im Arbeitsspeicher, nie gespeichert (Korrekturaufträge kommen per E-Mail)
- DSGVO: keine Cookies, kein Tracking durch Dritte
Häufige Fragen
Ab wann müssen kleine Unternehmen E-Rechnungen schreiben?
Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, müssen Sie E-Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 1.1.2028 senden; bis dahin bleiben Papier und PDF (mit Zustimmung des Kunden) erlaubt. Lag er darüber, gilt die Pflicht für Leistungen ab dem 1.1.2027. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1.1.2025.
Müssen Handwerker E-Rechnungen an Privatkunden schreiben?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden dürfen auf Papier oder als PDF gehen, auch nach 2028.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Abschlagsrechnungen?
Ja. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen an Unternehmen müssen ab Ihrem Stichtag E-Rechnungen sein. Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung, die Sie vor dem Stichtag ausgestellt haben, müssen Sie laut BMF nicht neu als E-Rechnung ausstellen, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen. Die Schlussrechnung nach dem Stichtag muss eine E-Rechnung sein.
Muss das ganze Leistungsverzeichnis in die E-Rechnung?
Nein, bei Bauleistungen nicht. Laut den Fragen und Antworten des BMF genügt es, wenn der strukturierte Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen nennt und das detaillierte Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage beiliegt, auf die die Rechnung eindeutig verweist. Bei Schlussrechnungen dürfen die abgerechneten Abschläge ebenfalls in der Anlage stehen. Nach Angaben des ZDH gilt das bis zum 30.6.2030.
Gilt § 13b UStG als Ausnahme von der E-Rechnung?
Nein. Rechnungen nach § 13b UStG, also Bauleistungen an andere Bauunternehmer mit Steuerschuld des Empfängers, sind nicht ausgenommen. Sie müssen ab Ihrem Stichtag E-Rechnungen sein.
Wird die E-Rechnungspflicht verschoben?
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe vom 1.1.2027 auf den 1.1.2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht: Das Gesetz nennt weiter den 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (Stand 15.10.2026).
Darf ich mehrere Aufträge in einer E-Rechnung abrechnen?
Ja. Laut BMF dürfen Sie alle Leistungen eines Zeitraums, etwa eines Monats, in einer E-Rechnung zusammenfassen und den Monat als Leistungszeitraum angeben.
Brauche ich eine teure Software?
Nicht unbedingt. Viele Rechnungsprogramme erzeugen E-Rechnungen, manche im Gratis-Tarif. Für einzelne Rechnungen genügt unser Formular: Es erstellt XRechnung oder ZUGFeRD-PDF, geprüft vor dem Download, die erste kostenlos. Zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach.
Überblick über die Rechtslage nach Umsatzsteuergesetz, UStDV und den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums, gelesen am 15.10.2026; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie Sie im Einzelfall abrechnen, klärt Ihre Steuerberatung. Alle Fristen und Ausnahmen: E-Rechnungspflicht. Sie vermieten? E-Rechnung für Vermieter.